Zaman Yönetimi Nedir? Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi üzerine birçoğumuz, sadık kalmaya söz verdiğimiz planlar yapıp; sonrasında konfor alanımızdan bir türlü uzaklaşamadığımız sonuçlara şahit olmuşuzdur. Bu sonuçlar neticesinde ise o yetiştirilmesi gereken işler, dersler ya da kişisel koşuşturmalar bir türlü istenilen o vakte sığmıyor. Oysaki zamanı iyi ve etkili yönetmek, kısa bir zamanda çok fazla iş yapabileceğimiz konusunu başarıya ulaştırır. Peki bunu nasıl yaparız? Bu içeriğimizde sizler için “Zaman yönetimi nedir? Nasıl yapılır?” sorularına cevap bulacağız.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi kısaca zamanı doğru bir şekilde idare etmektir diyebiliriz. Bu idare etmekten kastımız nedir? Bunu 1 günü ele alarak açıklayabiliriz. Gün, hepimiz için 24 saattir. Gün bitimine doğru çoğu kişi, yapılması gereken işler için bu 24 saatin az olmasından şikayet ederken; diğer kısım, kendilerine verilen bu 24 saati oldukça iyi değerlendirmiştir. Bunun sebebi ise tam da bu zaman yönetimi dediğimiz kavramdır. Gün, hafta ya da aylık olarak katılmanız gereken etkinlikleri, girmeniz gereken toplantıları, uyku saatlerinizi, sınavlarınızı ya da aklınıza gelebilecek tüm organizasyonları doğru bir şekilde organize etmeniz durumunda zaman yönetimini sağlamaya başlamışsınız demektir. 

Çoğu girişimci, profesör, alanında uzmanlaşmış kişi ya da başarıyı yakalamış olanlar; zamanın etkili bir şekilde kullanılması gerektiğini sıklıkla ifade eder. Çünkü, başarıya ulaşmanın en önemli adımlarından biri de zamanı nasıl değerlendirdiğimizdir. Aslında zamanı verimli kullanmak, şikayet edildiği kadar zor değildir. Yapmanız gereken tüm işleri önem sıralarına göre gün içinde saatlere dağıttığınızda gün sonu yaşadığınız o “işleri yetiştirememe stresi” ortadan kalkacaktır. Zamanı doğru planlamanız durumunda, hedefinizdeki tüm başarılara imza atmış olacaksınız.

İlginizi Çekebilir: Elon Musk’ın Zaman Sınırlaması (Timeboxing) Metodu

Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Etkili zaman yönetimi için öncelikle, önem sıranızı belirlemelisiniz. Önem sıranızı belirlemediğiniz takdirde önemsiz işlere daha fazla enerji harcayıp zamanınızı boşa geçirmiş olacaksınız. Bunun neticesinde ise “Daha fazla zamanım olsaydı keşke!” pişmanlığını yaşamak kaçınılmaz olacaktır. 

En az haftalık olacak şekilde planlamalar yapın. Çünkü günlük yapılan planlar, önemli işlerin aksamasına ve karışıklığa sebep olur. Zaten zaman yönetimi dediğimiz kavram sürprizleri çok sevmez. Fakat doğru bir planlama, beklenmeyen sürprizler karşısında sizi strese sokmaz! Planların en az haftalık olması gerektiğini söyledik. Bu durum sizin iş, okul, kariyer ya da kişisel hedeflerinize bağlı olarak değişebilir. Kesinleşen ve rutin olan uzun vadeli faaliyetleriniz varsa takviminizi aylık olarak oluşturabilirsiniz.

Mola vermeyi unutmayın! Zaman yönetimi ve plandan kastımız günün tamamını hedeflerimize adamak değil. Bu mola, bir kahve saati ile dinlenme olabileceği gibi hobilerinize zaman ayırmakta olacaktır. Yapmayı sevdiğiniz her şeyi bu planlara dahil edin. Motivasyon başarının en önemli parçası!

Yapılması zorunlu işler için zaman sınırı belirleyin. Örneğin; 10:00-12:00 arasını bir işe ayırın ve bu saatler arasında yapılması gereken başka bir iş sizi ve aklınızı meşgul etmesin. Yalnızca o işe odaklanın ve belirlediğiniz saatler arasında o işi bitirin! Yapılması gereken projeleriniz için bir bitiş ve teslim tarihi belirlemeyi unutmayın. 

Erken uyuma ve uyanmayı benimseyin. Erken uyanmak zamanı daha verimli kullanmanızı sağlarken, erken uyumak ise gün içinde dinç olmanızı destekleyecek. Tüm bu planları uygulamak için enerjiye ihtiyacımız var değil mi? Zaman yönetimi için plan yapmak kolay fakat bu planlara sadık kalmak ise bir o kadar zordur. Yapılan planları uygulamaya geçirememenizin en büyük sebeplerinden biri de o planlara harcayacak enerjinizin kalmamasıdır. Bu enerji için uykuya ihtiyacınız olduğunu unutmayın.

İlginizi Çekebilir: Başarılı İnsanların Kullandığı 5 Saat Kuralı Nedir?

Zaman Yönetim Teknikleri Nelerdir?

Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi tekniği, eski ABD başkanı Dwigh David Eisenhower’ın geliştirdiği etkili bir yöntemdir. Eisenhower Matrisi, yapılması gereken işleri “Acil”, “Acil Değil” ve “Önemli, “Önemli Değil” şeklinde 4 kısma ayırıyor. Uygulaması basit fakat etkili bu tekniği nasıl hayata geçiririz?

Önünüze bir kağıt alın ve 4 tane büyük kutucuk çizin. Çizdiğiniz bu kutuları yapmanız gereken işleri önem sırasına dizerken kullanacaksınız. Şimdi bu 4 kutuyu isimlendireceğiz;

1. Kutu: Önemli – Acil

Bu teknikte bizim için en önemli kutu “Önemli – Acil” kutusu! Buraya hemen yapılması gereken işleri yazıyoruz.

2. Kutu: Önemli – Acil Değil

Bu kutuya önemli ama acil olmayan işleri yazıyoruz. Bu kutu, hemen yapılması gerekmeyen fakat belirli bir zamanda bitmesi gereken işleri belirtiyor. İşler önemli olduğu için yapılmalı fakat acil olmadığı için daha zamanınız var. Bu nedenle bu kutuya yazdığınız işler için yapacağınız zamana karar vererek önem sırasını kendiniz belirleyebilirsiniz.

3. Kutu: Önemli Değil – Acil Değil

Aklınızı meşgul eden iş önemli değil ve acil değil ise bu işleri yapmamak size bir şey kaybettirir mi? Hayır! Bu nedenle bu kutuya yapmanıza gerek olmayan fakat aklınızı kurcalayan işleri yazın.

4. Kutu: Önemli Değil – Acil

Planlarda karşımıza çıkan sürprizlerden bahsetmiştik. Bu kutu tam da bunu ifade ediyor. Beklenmedik bir şekilde gelen mailleri, telefonları ya da buna benzer karşımıza çıkan sürprizleri bu kutuya örnek verebiliriz. Bu kutuya yazdığınız işleri başkasına devredebilirseniz devredin!

Kanban Tekniği

Kanban tekniği ilk olarak Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından kullanılmıştır. Bu method Japonların çalışma disiplinine  göre düzenlenmiş etkili bir zaman yönetimi tekniğidir. Peki nasıl uygularız? Kanban tekniği dijital ortamda, tahtada, panoda ya da kağıt üzerinde hazırlanabilir. Kısaca, ulaşabildiğiniz her alanda bu tekniği devreye sokabilirsiniz. “Yapacaklarım, Yapmakta Olduklarım ve Yaptıklarım” olarak işleri 3 kısıma ayırın. Bu başlıkları 3 sütun halinde yan yana yazın. 

Yapacaklarım: Bu kısımda henüz yapmaya başlamadığınız işleri not alın. 

Yapmakta Olduklarım: “Yapacaklarım” alanında yer alan ve şu anda başladığınız işleri buraya yazın.

Yaptıklarım: Burada ise teslim edilmiş ve biten işleriniz yer alır.

Pomodoro Tekniği

1980’lerin sonlarında Francesco Cirillo tarafından geliştirilmiştir. Teknik, kısa molalarla birbirinden ayrılan çalışma aralıklarıyla oluşur. Belirlenen çalışma süresi 25 dakika, kısa mola 5 dakika sürmektedir. Bu teknikteki amaç, kısa molalar ile birlikte dikkatin taze tutulması ve zihinsel yorgunluğun minimum düzeyde kalması sağlanarak; yüksek odak düzeyinde işlerin tamamlanmasıdır. 

Zaman, hepimiz için değerli bir kavramdır. Zamanı kendi lehimize kullandığımız takdirde hedeflediğimiz başarı kaçınılmaz olacaktır. Fakat zamanı iyi yönetmek, başarının tek anahtarı değildir. Zaman yönetimi kadar motivasyon ve enerjinizi de dengede tutmanız çok önemli! Yazının başlarında da bahsettiğimiz gibi tüm bu planların amacı iş yükünüzü çoğaltıp enerjinizi kaybetmeniz değil, hedeflenen başarı için yapılması gereken tüm çalışmaları; doğru zamanda gerçekleştirerek zamanı verimli kullanmaktır. Bu sürece sizi motive eden tüm etkinlikleri dahil etmeyi ve bu süreçte kendinize bir dinlenme zamanı yaratmayı unutmayın. Artık zamanı nasıl doğru yöneteceğimiz konusunda hemfikirsek, hoş geldin başarı!